TLC: Consapevolezza e cognizione, le chiavi per l’ottimizzazione dei costi

L’ottimizzazione dei costi delle telecomunicazioni (TLC) è possibile solo se si è consapevoli del reale fabbisogno e se si comprendono le offerte degli operatori.

Telecomunicazioni: un costo tecnico in continua evoluzione

Le telecomunicazioni racchiudono in sé molteplici voci di spesa: fonia mobile, fonia fissa, trasmissione dati, hardware, software, servizi, ecc.. Sono un’area strategica per lo sviluppo del business, nella quale le evoluzioni tecnologiche e di mercato costituiscono sicuramente delle opportunità da cogliere, in quanto consentono il miglioramento di prestazioni e produttività, ma sono anche significative per la riduzione dei costi.

Fabbisogno: analisi per una corretta configurazione

Un primo ostacolo all’ottimizzazione dei costi TLC è spesso la difficoltà a comprendere correttamente il reale fabbisogno di comunicazione presente in azienda. La numerosità delle utenze, la quantità di terminali, centralini, commutatori, dispositivi di rete e apparati hardware e la molteplicità dei rapporti contrattuali (non tanto per il traffico quanto per i noleggi dell’hardware, le manutenzioni, l’assistenza, ecc.) rendono spesso complicato identificare i confini di questi costi aziendali e attuare quindi un efficace controllo di gestione. In aggiunta a tutto ciò la complessità e l’articolazione dei consuntivi resi disponibili dagli operatori non facilitano la comprensione di questa voce di spesa, né delle componenti e delle dinamiche che caratterizzano tali costi aziendali. Questi ostacoli sono tra le maggiori cause della scarsa consapevolezza che spesso caratterizza il controllo di gestione dei costi aziendali per le telecomunicazioni. È una voce di spesa presidiata nel suo ammontare complessivo, quando possibile è al centro di consistenti rinegoziazioni, ma difficilmente è oggetto di analisi di dettaglio, in grado di ricondurre i costi aziendali sostenuti al reale fabbisogno e alle effettive modalità di utilizzo del servizio in azienda.

Confrontare gli operatori: l’asimmetria informativa delle offerte

Le offerte predisposte dagli operatori e le relative strutture contrattuali sono un ulteriore elemento di difficoltà per il controllo di gestione dei costi TLC. I confronti tra le proposte alternative sono spesso difficili da effettuare e, non disponendo di una profonda conoscenza delle implicazioni tecniche e commerciali sottostanti, è spesso impossibile districarsi nella molteplicità delle offerte. Spesso le strutture commerciali degli stessi operatori telefonici faticano a configurare l’offerta migliore per il singolo cliente, e comunque, operando in conflitto di interesse, dispongono sempre di una asimmetria informativa a loro vantaggio.

Poiché non è facile avere una piena cognizione delle dinamiche previste dal sistema d’offerta e, soprattutto, se queste sono coerenti con la reale fruizione del servizio da parte dell’organizzazione aziendale, si finisce per prediligere i costi fissi e quindi scegliere formule flat o che rendono disponibili dei basket condivisi. Queste soluzioni contrattuali sono volte all’ottimizzazione dei costi con un ipotetico utilizzo “medio” del servizio che, tuttavia, viene spesso solo presunto, non disponendo dei reali profili di consumo. Si trascura, infatti, l’analisi del traffico delle singole utenze e si configura un fabbisogno medio senza conoscere quanti siano i casi che si discostano da questa media, generando da un lato inevitabili extra-costi per sforamenti e penali o, dall’altro, uno spreco per traffico acquisito e non utilizzato.

I vantaggi di un approccio integrato all’ottimizzazione dei costi TLC

Alla luce di quanto illustrato, le attività di ottimizzazione dei costi TLC non possono basarsi su interventi di mera riduzione dei costi attraverso la rinegoziazione di una massa indistinta di profili standard o su interventi di downsizing o taglio lineare, inibendo opportunità di evoluzione delle soluzioni adottate. L’ottimizzazione dei costi e delle prestazioni più significativa passa attraverso un approccio integrato che prevede:

– l’ottimizzazione combinata del modello di consumo (attraverso la profilazione del costo di TLC in azienda) e del modello di acquisto (attraverso l’analisi di dettaglio delle proposizioni commerciali e contrattuali);
-lo sfruttamento delle opportunità derivanti dalla sempre più attuale convergenza tra telefonia fissa, telefonia mobile e rete dati;
-lo sfruttamento di tutte le opportunità di integrazione tra le infrastrutture già presenti in azienda e le tecnologie di ultima generazione che oggi sono sempre più interfacciabili.

Se gestita adeguatamente, la continua evoluzione delle tecnologie e delle tariffe in ambito TLC rappresenta una grande opportunità di ottimizzazione dei costi, ma la complessità del costo in oggetto necessita l’intervento di specialisti al di sopra delle parti, che abbiano capacità di confronto indipendente e una profonda conoscenza delle problematiche tecniche e commerciali. Altrimenti diventa estremamente difficile districarsi tra la molteplicità delle offerte proposte dagli operatori e arrivare ad una reale riduzione dei costi.

di Emilio Cova responsabile Centro di Competenza Costi Tecnici – COSMAN