Automatizzare il controllo della correttezza della fatturazione: il caso AssoEnergia (Confindustria Trento)

Il Consorzio Assoenergia di Confindustria Trento gestisce l’approvvigionamento energetico delle realtà industriali associate supportandole attivamente nell’affrontare in maniera ottimale tutti gli aspetti legati a fornitura, utilizzo ed eventuale autoproduzione energetica.

Situazione di partenza
AssoEnergia, proprio per la peculiarità e capillarità dei servizi che offre, aveva l’esigenza di dover automatizzare tutta una serie di attività ricorrenti:

1. Verifica della corretta applicazione delle componenti (materia prima, trasporto, oneri di sistema, imposte, …) che sommate contribuiscono a valorizzare le fatture che ognuno degli associati riceve mensilmente;
2. Stima della spesa mensile da mettere a budget sulla base dei consumi rilevati prima della ricezione della fattura dal fornitore, come richiesto dalle associate più energivore;
3. Controllo a posteriori della correttezza della fattura ricevuta dai fornitori;
4. Analisi dei consumi per evidenziare eventuali picchi anomali.
5. Gestione di diversi fornitori con la difficoltà di accesso a diversi portali Cliente nei quali dati ed informazioni sono gestire secondo template diversi.
In sintesi: un ampio parco Clienti, vari fornitori, una moltitudine di fatture mensili da analizzare. Attività che a fronte di un puntuale servizio di Customer Care generano un notevole time-consuming.

Obiettivi
AssoEnergia entra in contatto con Cosman, organizzazione operante nella realizzazione di progetti di “Digital Cost Management” volti all’ottimizzare i costi aziendali, migliorando l’efficienza e massimizzando i risultati.

Cosman si avvale di una struttura di specialisti di costo e propone ai propri Clienti una nuova modalità per gestire continuativamente i costi. La piattaforma proprietaria Shaper® consente alle Aziende di passare dal governo tradizionale basato su interventi spot e discontinui (spesso originati da stimoli esterni) ad una gestione innovativa e continua fondata sulle tecnologie digitali, sull’automazione e su strumenti di Business Analytics. Tutto questo senza interferire con il normale funzionamento aziendale ma rafforzandone l’efficacia e l’efficienza operativa.

Con AssoEnergia si decide quindi di utilizzare la piattaforma Shaper® con le sue funzionalità di gestione e controllo con il fine di automatizzare i flussi di lavoro e migliorare il servizio verso le associate.

L’intervento di Cosman ed il progetto

L’attività viene svolta in vari step. Nella fase iniziale sono state raccolte le esigenze del Cliente e si è provveduto alla realizzazione di un documento strutturato. Nello specifico sono stati analizzati i flussi operativi, le interazioni con i clienti e con i fornitori.

Le competenze e la specializzazione degli analisti Cosman hanno permesso di automatizzare l’acquisizione dai fornitori dei dati di costo e di consumo in formato digitale alimentando, senza alcun intervento da parte del Cliente, il DB di Shaper® con le informazioni necessarie al funzionamento di tutte le feature di analisi e controllo.

Grazie alle informazioni contenute nel sistema, il modulo “Bill Audit” di Shaper® permette, attraverso il “Calcolatore Fatture” di calcolare in anticipo e con precisione elevata l’importo della prossima fattura. Non solo il prezzo della componente energia, ma anche le parti più complesse vengono tracciate e tenute sotto controllo. È possibile infatti ricostruire tutte le componenti oggetto del contratto e della fatturazione: materia prima, trasporto, oneri di sistema, imposte, altro.

Tramite la funzionalità “Gestore fatture” è possibile verificare la correttezza della fattura ricevuta dal fornitore: i dati di fatturazione vengono acquisti da fonti esterne (pdf, excel, flussi digitali) e confrontati con la fattura simulata dal sistema Bill Audit. Gli eventuali scostamenti vengono evidenziati dal sistema per essere verificati e per favorire azioni di recupero presso il fornitore.

Il valore dello strumento è tanto maggiore quanto elevata è la complessità del Cliente: ad esempio nel caso di aziende con numerose sedi e, conseguentemente, numerosi POD con relative fatture da verificare. L’applicazione, all’interno di AssoEnergia, permette al Consorzio di velocizzare e di automatizzare la maggior parte delle operazioni in carico al Customer Care.

Un’ulteriore funzionalità, il “Simulatore Fatture” permette di riprodurre una fattura inserendo manualmente a sistema i dati di consumo e di costo. Con questa funzionalità AssoEnergia ha la possibilità di controllare fatture relative a POD che per svariati motivi sono rimasti ancora in carico al Cliente, segnalando eventuali incongruenze di fatturazione.

Il “Simulatore fatture” permette inoltre di impostare le tariffe di provider terzi verificando la convenienza economica di potenziali fornitori alternativi, permettendo al Consorzio di operare anche in fase di prevendita mostrando concretamente al prospect le proprie peculiarità qualitative/economiche.

Infine grazie ai cruscotti di Analisi Dati della piattaforma Shaper® (basati sui dati acquisiti dai fornitori) è possibile tenere sotto controllo l’evoluzione del consumo e dei costi nel tempo verificando gli scostamenti rispetto al budget, controllando i dettali per ciascun centro di costo e monitorando KPI specifici.

La dashboard Shaper® mette a disposizione tramite viste personalizzabili tutta la base dati.

Il team operativo di AssoEnergia riceve degli alert generati in relazione a valori significativi che non sono in linea con il pregresso di spesa. Si passa quindi da una seppur ottima gestione reattiva ad una proattiva riducendo i tempi di risposta verso la propria Clientela.

Il Risultato
L’esperienza messa in campo da Cosman, non solo specialistica ma anche tecnologica, ha portato ad AssoEnergia vantaggi in termini di gestione organizzativa ma ha anche permesso al Consorzio di migliorare ulteriormente l’interazione con la propria Clientela, riducendo al minimo i tempi di verifica delle fatture e di risposta verso i Clienti associati.

Commenti
Queste le dichiarazioni di Federico De Col, referente tecnico del progetto, lato AssoEnergia:

“Come Consorzio AssoEnergia Trento, abbiamo in capo la gestione di circa 250 utenze di energia elettrica. L’utilizzo della piattaforma Shaper® permette un controllo immediato della fatturazione del fornitore nel momento in cui si riscontri una discrepanza con i valori attesi o ci vengano segnalate anomalie dai Consorziati stessi. La ricostruzione nel dettaglio delle fatture mensili, diventa utilissima nel momento in cui sia necessario interfacciarsi con il fornitore per segnalare errori nella fatturazione. Il modulo “Bill Audit” permette di ottenere in anticipo la spesa per l’energia elettrica rispetto ai normali tempi di fatturazione, esigenza sempre più presente tra i Consorziati. La piattaforma permette inoltre di eseguire diverse analisi sui costi sia collettivi che per singola utenza, nonché avere un quadro aggiornato sulla situazione dei consumi energetici delle aziende consorziate.”

Federico De Col, referente tecnico Consorzio Assindustria Energia Trento

Per maggiori informazioni in merito all’offerta di AssoEnergia: Consorzio Assoenergia

Conclusioni
Lo strumento Shaper®, nella sua verticalizzazione dedicata alle Energie, permette quindi il controllo completo dei costi ed automatizza operazioni ricorrenti.

-Digitalizzare la base dati alimentandola in maniera automatica da fonti terze;
-Verifica pods, consumi energia attiva e reattiva, costi con lo spaccato delle diverse componenti;
-Indici di mercato: andamento dei future e del PUN (prezzo unico nazionale);
-Costruzione di KPI specifici per il mercato di riferimento del Cliente;
-Benchmark di settore tra provider energetici;
-Informazioni sull’andamento di mercato, utili per l’owner di costo / Energy Manager (newsletter prodotta periodicamente dagli specialisti).
Se ritieni che la tua realtà possa avere esigenze simili a quelle di Aziende già clienti Cosman, ti invitiamo a contattarci:
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